Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), gönderildiği ve ulaştığı anı kayıt altına alan, hukuki delil niteliği taşıyan bir e-posta türüdür. Bu yazıda bir sanayi firmasının KEP adresini edinme, yetkilileri tanımlama ve günlük kullanıma geçirme işini hangi sırayla yürüttüğümüzü anlatıyoruz. Dayandığımız mevzuat ve resmî sayfalar yazının sonunda listelidir.
1. KEP nedir, hangi işlerde işe yarar?
KEP Yönetmeliği, KEP'i elektronik iletilerin gönderimi ve teslimi dahil kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlar. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) da KEP'i göndericinin kim olduğunu, iletinin ne zaman ulaştığını ve okunduğunu kanıtlayan, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli bir sistem olarak açıklar.
Sanayi firması için en somut kullanım alanı 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinin üçüncü fıkrasıdır. Bu fıkraya göre tacirler arasında karşı tarafı temerrüde düşürme, sözleşmeyi feshetme veya sözleşmeden dönme ile ilgili ihbar ve ihtarlar noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemiyle yapılır. Yani tedarikçiye ya da alıcıya gönderilecek resmî bir ihtar için KEP, kanunda sayılan yollardan biridir.
KEP kapalı bir sistemdir. BTK'nın açıklamasına göre KEP adresinden olağan e-posta adreslerine ileti gönderilemez, olağan adreslerden de KEP adresine ileti alınamaz. Bu nedenle KEP, firmanın günlük yazışma adresinin yerini tutmaz; delil gerektiren yazışmalar için ayrı bir kanal olarak düşünülmelidir.
- Tacirler arası temerrüt, fesih ve sözleşmeden dönme ihtarları (TTK m.18/3)
- Kamu kurumlarıyla e-Yazışma kapsamında resmî yazışmalar
- Gönderim ve teslim anının kanıtlanması gereken diğer ticari bildirimler
2. Hukuki dayanağı ve delil gücünü birlikte okuyoruz
KEP'in kanuni dayanağı TTK'nın 1525. maddesidir. Bu madde, KEP sistemine, bu sistemle yapılacak işlemlere ve hizmet sağlayıcıların yetkilendirilip denetlenmesine ilişkin usul ve esasların BTK tarafından bir yönetmelikle düzenleneceğini söyler. Bu yetkiye dayanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 25 Ağustos 2011 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanmıştır.
Yönetmeliğin 15. maddesine göre KEP hizmet sağlayıcısının kayıtları ve KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. Aynı madde, KEP hesabıyla yapılan bütün işlemlerin hukuki sonuçlarının hesap sahibi üzerinde doğduğunu da belirtir. Bu ikinci kural, hesabı kimin kullandığının neden bu kadar önemli olduğunu açıklar.
İletinin gönderilebilmesi için güvenli elektronik imza gerekir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 5. maddesi, güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğunu düzenler; aynı maddede resmî şekle bağlı işlemler gibi bu imzayla yapılamayacak istisnalar da sayılmıştır. Firmanın yapmak istediği işlemin bu istisnalara girip girmediğine baştan bakıyoruz.
3. Başlangıç: ihtiyaç ve hazırlık değerlendirmesi
İlk adımda firmanın KEP'i hangi işlerde kullanacağını, kaç kişinin ileti göndereceğini, kimin yalnızca okuyacağını ve kamu kurumlarından KEP adresi talep edilip edilmediğini konuşuyoruz. BTK'ya göre KEP kullanımı genel olarak zorunlu değildir; ancak e-Yazışma kapsamında resmî yazışma yapan kamu kurumları ilgili taraflardan KEP adresi isteyebilir.
Bu aşamada ileti gönderecek kişilerin güvenli elektronik imzası olup olmadığını da kontrol ediyoruz. BTK, gönderim için elektronik imza sahibi olmanın gerektiğini, yalnızca alıcı olarak kullanılacak hesaplarda ise elektronik imzanın şart olmadığını belirtir. Elektronik imzası olmayan yetkililer için önce imza temini planlanır.
- Kullanım amacı ve yazışma yapılacak taraflar
- İleti gönderecek ve yalnızca okuyacak kişilerin listesi
- Gönderici olacak kişilerde güvenli elektronik imza durumu
- Ticaret sicili ve MERSİS kayıtlarının güncelliği
4. Profesyonel: başvuru, kimlik doğrulama ve adres oluşturma
KEP hesabı, BTK'nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcılarından alınır. Güncel liste ve hangi sağlayıcının faaliyette olduğu BTK'nın internet sitesinde yayımlanır; seçimden önce bu listeyi yeniden kontrol ediyoruz, çünkü bazı sağlayıcıların faaliyetine son verdiği de listede gösterilmektedir. Ücretler sağlayıcıya göre değişir ve sağlayıcıların kendi sitelerinde yayımlanır.
Yönetmeliğin 9. maddesine göre tüzel kişinin kimliği MERSİS üzerinden MERSİS numarasıyla tespit edilir. Tüzel kişi, başvuruda işlem yetkilisinin kimlik bilgilerini ve yetkisini gösteren belgeleri de bildirir. Hesap, sözleşme veya taahhütnamenin güvenli elektronik imzayla ya da mevzuata uygun bir kimlik doğrulama yöntemiyle onaylanmasından sonra açılır. Sağlayıcının ayrıca hangi belgeleri istediğini başvuru öncesinde sağlayıcıdan teyit ediyoruz.
Adres biçimi de mevzuatla belirlenmiştir. KEP Rehberi ve KEP Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ'e göre tüzel kişi adresinin kullanıcı kısmı MERSİS numarası ya da ticaret sicili veya MERSİS kaydıyla uyumlu tüzel kişi adı olabilir ve adreste yalnızca küçük harf kullanılır. Firma adının kısaltılmış hâlini seçerken sicil kaydıyla uyumu kontrol ediyoruz. Tüzel kişilerin KEP Rehberi'nde yer alması da BTK'ya göre zorunludur.
5. Kullanıcılar, yetkiler ve e-tebligat ayrımı
Tüzel kişinin KEP hesabını, yetki verilmiş işlem yetkilisi kullanır. BTK'ya göre tüzel kişiler başvuruda veya sonradan bir ya da birden fazla işlem yetkilisi tanımlayabilir; yönetmelik de işlem yetkilisinin istenildiği zaman değiştirilebileceğini söyler. Görev değişikliği ya da işten ayrılma olduğunda yetkinin hemen güncellenmesi için firmada bir sorumlu belirliyoruz. Hesap sahibi kimlik doğrulama bilgilerini korumak ve başkasına kullandırmamakla yükümlüdür.
Sık karıştırılan konu elektronik tebligattır. Elektronik Tebligat Yönetmeliği, resmî makamların tebligatlarının PTT tarafından işletilen Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden yapılmasını düzenler. Yönetmeliğin 5. maddesine göre tüm özel hukuk tüzel kişilerine tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur. Bu adres KEP'ten ayrı bir mevzuata ve sisteme dayanır; bu nedenle firmanın hem UETS adresine hem KEP hesabına ayrı ayrı bakıyoruz.
Yönetmeliğe göre elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. KEP tarafında ise yönetmeliğin 12. maddesi, mücbir sebep dışında iş günü içinde gelen iletinin ertesi iş günü ulaşmış ve okunmuş sayılacağını belirtir. Her iki kutunun da düzenli kontrol edilmesi bu yüzden günlük bir görev olarak tanımlanmalıdır.
- İşlem yetkililerinin ve yedeklerinin belirlenmesi
- Yetki değişikliği için iç onay adımı
- KEP kutusu ve UETS adresi için ayrı kontrol sorumlusu
6. Kurumsal: arşiv, saklama ve kullanım eğitimi
Yönetmelik, hizmet sağlayıcının KEP sistemine ait kayıtları en az yirmi yıl saklamasını öngörür; kapatılan bir hesap da en az üç ay erişime açık tutulur ve geçmişe dönük olarak silinemez. Bu kurallar hizmet sağlayıcıya yöneliktir. Firmanın kendi ticari yazışmalarını saklama yükümlülüğü ise ayrıca TTK'nın 82. maddesinde düzenlenmiştir; bu madde alınan ticari mektupların ve gönderilenlerin suretlerinin on yıl saklanmasını öngörür. Bu nedenle önemli KEP iletilerini ve delillerini firmanın kendi arşivine de düzenli olarak aktarmayı öneriyoruz.
Çok şubeli veya çok kullanıcılı yapılarda hangi iletinin hangi birimin sorumluluğunda olduğunu, gelen iletilerin nasıl dağıtılacağını ve ihtar gönderilmeden önce hangi onayların alınacağını yazılı bir akışa bağlıyoruz. Eğitimde ileti gönderme, delil dosyasını indirme ve okuma, yetki değişikliği ile hesap kapatma talebi gibi işlemleri yetkililerle birlikte deneme ortamında ya da gerçek hesapta gözetim altında uyguluyoruz.
- KEP iletileri ve delilleri için firma içi arşiv klasörü ve isimlendirme kuralı
- İhtar göndermeden önce hukuk veya yönetim onayı adımı
- Yetkili değişikliğinde izlenecek kontrol listesi
- Uygulamalı kullanım eğitimi ve kısa başvuru notu
Sık sorulan sorular
KEP adresi almak her şirket için zorunlu mu?
BTK'ya göre KEP kullanımı genel olarak zorunlu değildir. Ancak e-Yazışma kapsamında kamu kurumları KEP adresi talep edebilir. Tacirler arası ihtarlarda da KEP, TTK'nın 18. maddesinde sayılan yollardan biridir.
KEP adresi ile e-tebligat adresi aynı şey mi?
Hayır. Elektronik tebligat, PTT'nin işlettiği UETS üzerinden Elektronik Tebligat Yönetmeliği'ne göre yapılır ve özel hukuk tüzel kişileri için zorunludur. KEP ise BTK'nın düzenlediği ayrı bir sistemdir. İkisinin ayrı ayrı takip edilmesi gerekir.
KEP'ten normal e-posta adresine ileti gönderebilir miyim?
Hayır. BTK'nın açıklamasına göre KEP kapalı bir sistemdir ve standart e-posta adresleriyle ileti alışverişi yapılamaz.
Elektronik imzası olmayan bir çalışan KEP hesabını kullanabilir mi?
Yalnızca gelen iletileri okumak için elektronik imza gerekmez. İleti göndermek için ise güvenli elektronik imza gerekir. Tüzel kişi hesabını yetki verilmiş işlem yetkilisi kullanır.
Kaynaklar
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (m.18, m.82, m.1525) — Mevzuat Bilgi Sistemi (erişim 30.10.2026)
- Kayıtlı Elektronik Posta Mevzuatı (KEP Yönetmeliği ve tebliğleri) — Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (erişim 30.10.2026)
- KEP'e İlişkin Sıkça Sorulan Sorular — Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (erişim 30.10.2026)
- Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar — Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (erişim 30.10.2026)
- Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ — Mevzuat Bilgi Sistemi (erişim 30.10.2026)
- Elektronik Tebligat Yönetmeliği — Mevzuat Bilgi Sistemi (erişim 30.10.2026)
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu — Mevzuat Bilgi Sistemi (erişim 30.10.2026)
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve destek koşulları değişebilir, uygulamadan önce resmî kaynaktan teyit edin. Sonuç, destek, tescil veya satış garantisi içermez.